文件 公司文件管理制度（优秀4篇）
在现在社会，制度的使用频率呈上升趋势，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？漂亮的书包范文网小编为您分享了公司文件管理制度（优秀4篇），希望能够为朋友们的写作带来一些参考。
文件管理制度 篇一
1、目的：
对外来文件的接收、处理、归档管理实施控制，确保文件的正常管理和能及时处理、遵守和执行。
2、适用范围：
适用于政府主管部门及上级公司、上级物业主管部门及其它管理关系单位发给公司的文件。
3、引用文件：
3、1质量手册第4、5章
3、2 iso9002标准第4、5章
4、职责：
4、1总经理或副总经理负责审批各类外来文件、责成有关部门处理。
4、2综合办公室负责处理除工程维修部工程技术文件、分承包合同、工程移交文件、经营管理部的经营合同、协议书以外的外来文件，包括上级公司、政府主管部门传来的文件及有关物业管理的法令、法规、各类规章制度的接收、登记、整理并保存原始件，将各部门传来的文件整理呈交总经理或副总经理审批，工程维修部及经营管理部的文件由综合办公室登记后保存一份原件。
4、3各部门负责本部门业务往来中的外来文件及有关物业管理合同的法令、法规的接收，经公司副总经理批准后，负责根据领导的批示处理有关文件。
5、工作程序：
5、1外来文件的接收：
5、1、1上级公司文件由综合办公室派专人领取，政府主管部门下发的文件由收发员送综合办公室，综合办公室应填写《外来文件接收登记表》。
5、1、2公司各部门的业务往来文件接收后，统一送交综合办公室进行分类，登记在《外来文件接收登记表》上。
5、2外来文件的处理：
5、2、1上级公司、政府主管部门的文件由综合办公室填写《外来文件处理表》,综合办公室主任填写呈办意见并由总经理或副总经理批阅，综合办公室根据批示转相关部门，并督促确保文件按总经理或副总经理批示执行。
5、2、2外来的有关物业管理的法令、法规，经总经理批示后，由经营管理部送交综合办公室并存档，有关部门需要时，综合办公室将复印件盖上受控文件专用章，并做好《文件/资料发放登记表》。
5、2、3传真由综合办公室在《外来文件接收登记表》上登记后，转相关部门，并由综合办公室存档。
5、3外来文件的档案管理：
5、3、1上级公司和政府主管部门的文件由综合办公室在年底或次年初提出销毁、立卷、归档意见，报公司领导批准后，对不需要使用查阅的文件填写《外来文件销毁登记表》后进行销毁，对有价值的文件进行装订成册，并保存。
5、3、2日常业务文件由综合办公室征求相关部门意见后，提出具体处理措施报有关领导进行相应处理，建立文件处理档案。
5、3、3归档文件借阅时受综合办公室监督，并做好借阅登记。
6、支持性文件与质量记录：
6、1《外来文件接收登记表》ej-qr-qp6、3-01
6、2《外来文件处理表》ej-qr-qp6、3-02
6、3《外来文件销毁登记表》ej-qr-qp6、3-03
6、4《文件/资料借阅登记表》 ej-qr-qp6、1-01
6、5《文件/资料发放登记表》 ej-qr-qp6、1-04
文件的管理制度 篇二
1.目的：为适应当前信息系统管理需要，充分节约纸张办公，公司文件采用山西四建网站、飞信平台、电子邮箱等电子文件的形式进行传递和管理。使文件能及时传递到使用场所，确保文件的适用性、有效性，防止失效或作废文件的使用。
2.适用范围：适用于公司、分公司、项目部文件管理过程。
3.职责
3.1董事长负责批准企业综合管理手册。
3.2总经理负责批准各系统管理分手册。
3.3公司各分管领导对本系统文件进行审批，管理者代表负责审核各管理手册中质量、环境及职业健康安全标准有关内容。
3.4公司办公室负责对公司红头文件和上级来文的管理，负责对集团公司及各单位文件的`收发统一控制管理。
3.5企业管理部负责组织企业管理手册的编写，组织文件接口讨论，负责其发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档等管理工作；定期评审各项管理制度、管理办法、实施细则等管理性文件的适用性，负责山西四建网站及飞信平台上发布的电子文件的管理和电子邮箱地址的管理工作。
3.6公司各职能部门负责编制和修订本系统的管理手册、负责本部门出台的各项管理制度、管理办法、实施细则、作业指导书、目标指标等管理性文件的会签、发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档，并组织实施与管理。
3.7各职能部门识别出适用的法律法规标准规范及其他要求，尽量在网络中查找，并下载，由企业管理部上传到山西四建网站，资源共享。质量监控部、安全监控部、技术管理部每年发布一次与质量、环境、职业健康安全、技术相关的适用法律法规及其他要求清单。
3.8公司职能部门、分公司、项目部设专兼职文件管理员对文件进行接收、发放等管理；
3.9分公司办公室负责收集各项目部邮箱地址，并及时将文件传递到文件的使用场所。
文件的管理制度 篇三
办公室文件管理规定
第一条：文件是传达贯彻上级指示、精神，请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
第二条：文件实行统一管理；公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。
第三条：对文件中涉及公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。
第四条：办公室文件等级拟定为：机密文件、一般文件。机密文件打印由总经办指定负责人打印，机密文件只印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，阅完后由起草人收回归档。文件等级，由发文部门的主管领导根据文件内容确定。
第五条：发文的程序拟定为：拟搞、审核（文件审批表）、印发（总经办签章、印发）、签收（收文部门）、存档。
第六条：收文的。处理程序为：收文、分文、传送、归档。
第七条：各级领导对送来的文件要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，两天内批复。
第八条：各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。
第九条：公司所有发文，总经办应有存档，并将文件原稿（经审核稿）连同相关“附件”送总经办存档，有领导指示的，还应附批复件。
第十条：收文由总经办统一负责；总经办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送相关部门/领导阅批；阅批完毕后，由总经办转发、归档。第十一条：所有文件发放，一定要有登记、签收手续。
第十二条：如因需要，对一般文件的借阅，管理人必须让其登记并注明借阅时间、归还时间。
第十三条：作废文稿禁止随意扔弃，须回收做妥善销毁处理。
第十四条：文稿一经签发，即为定稿，未经签发人准许，不得擅自修改。
文件管理制度 篇四
为了进一步加强公文管理，规范公文审核会签工作，提高公文质量和依法行政水平，制定本制度。
第一条 文件会签制度是指制发文件时，如文件内容涉及其他科室的职能和业务，由主办科室提出，相关科室就公文相关事宜进行讨论、协商并签署意见的工作制度。
第二条 起草下列文件时，须进行会签：
（一）文件内容涉及多部门法律法规和政策的；
（二）业务涉及其他相关科室的
（三）涉及全局性工作，需要相关科室协助的
（四）综合科室的文件涉及职能科室业务的
（五）主要领导及分管领导认为有必要会签的
第三条 会签审核的内容和要求
（一）会签审核的内容
1、文件是否必要，观点是否正确、符合实际；
2、文件是否符合国家现行的方针、政策、法律、法规；与市委、市政府和管委已经发布、仍在执行的政策、规定有无矛盾；是否符合现行财政政策和局相关制度、规定等；
3、文件是否符合法定程序和权限；
4、文件是否规范、科学，条理是否清晰、简明扼要、合乎逻辑；遣词造句是否符合语法、准确精炼；标点符合、
数字计量、人名地名、专业术语等是否正确、规范。主送单位、抄送单位、密级、急缓程度，是否符合规定。
（二）会签审核的要求
1会签科室审核后，若认为符合有关法律和规定，应及时签署同意意见；若认为有明显不当的，要提出修改意见；若认为违法法律法规和政策的，不得会签；协商后仍不能达成一致意见的，应签署保留意见报局领导审定。
第四条 局内文件会签程序
（一）需要会签的文稿，经主办科室负责人审核后，由拟稿人负责送相关科室会签。会签科室要认真研究，及时出具会签意见，由会签科室主要负责人签署意见、姓名和时间，并退回主办科室。
（二）会签一般在1个工作日内完成。涉及技术问题和紧急公文须按局领导要求时限完成。确需延长会签时间的，会签科室须及时告知主办科室或公文审核科室，会签时间不得超过3个工作日。
（三）由主办科室送分管领导审核签发。
第五条 文件审核签发程序
以局名义制发的文件，由主办科室分管领导签发；分管领导如认为必要或牵涉其他领导分管业务的，须请相关领导会签，会签一般应在1个工作日内完成，如分管领导外出且办文较紧急，则由局长或主持工作的局领导签发。
第六条 部门间联合行文的会签程序
（一）由本局主办的联合行文（编本局文号），由主办科室负责，经有关科室会签，分管领导审签后，送有关部门会签。
（二）其他部门主办的联合行文（编外部门文号），由相关科室审核，送分管领导会签。确须主要负责人会签的，应将会签意见报主要领导审核并会签。会签应在2个工作日内完成。
第七条 凡领导已签发的文稿，内容不得随意改动；确有改动必要的，须说明原因并请示签发人批准。
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